1 目的
为了确保对获证组织认证资格及认证范围的管理活动的一致性,特制定本程序。
2 范围
适用于机构在认证领域内对获证组织认证范围的扩大、缩小及对认证注册资格暂停、撤销、注销实施控制。
3 引用文件
GB/T 27021.1 《合格评定管理体系审核认证机构要求》
GBT27065 《合格评定产品、过程、服务认证机构通用要求》
GB/T 19001 《质量管理体系要求》
GB/T27023 《认证机构对误用其符合性标志采取纠正措施的实施指南》
GB/T27030 《合格评定第三方符合性标志的通用要求》
CNCA 《认证机构管理办法》
CNCA 《国家认监委办公室关于明确认证机构信息报送有关要求的通知》
CNCA 《国家认监委关于认证规则备案的公告》
CNCA 《认证证书和认证标志管理办法》
CNAS-CC01 《管理体系认证机构要求》
CNAS-CC02 《产品、过程和服务认证机构要求》
CNAS-RC01 《认证机构认可规则》
CNAS-RC03 《认证机构信息通报规则》
CNAS-R02 《公正性和保密规则》
CNAS-R01 《认可标识使用和认可状态声明规则》
4 职责
4.1 审核部负责受理、评审组织的认证范围的扩大、变更和缩小申请,并经审核组长现实核实后,予以确定。
4.2 技术部认证决定人员负责对组织对服务认证获证组织认证范围的扩大和缩小、认证注册资格的暂停、撤销、注销资料进行审定;
4.3 总经理负责批准认证资格的暂停、撤销、注销认证决定。
4.4 综合管理部上报
4.4.1 按CNAC规定的将组织变更信息上报认监委系统
4.4.2 按CNAS月报要求报送认证注册资格的暂停、撤销、注销组织、暂停恢复以及认证范围变更的相关信息,并公布暂停、撤销、注销的组织名单。
5 工作要求
5.1 扩大认证范围
5.1.1 拟扩大认证范围,需满足下列条件:
a) 拟扩大认证范围的服务过程正常运作,符合法律法规和行业管理要求;
b) 为策划、运作及控制服务过程,组织建立并实施有效的管理活动及文件控制要求;
c) 已具备提供服务的质量保障能力;
5.1.2 拟扩大服务提供场所时,需满足下列条件:
a) 场所活动已正常运行与控制;
b) 已与其他场所一样,实施相同的管理模式;
c) 能够保障认证服务的一致性。
5.1.3 扩大认证范围的实施
5.1.3.1 对于获证客户欲扩大原认证范围,应向机构提交《证书变更申请书》。
5.1.3.2 由审核部组织对扩大申请进行评审,并确定必要的措施,以做出是否扩大评价的内容和范围,至少应考虑下面活动的影响:
a) 对组织法律地位的影响;
b) 组织的变更,如:场所、区域、过程、方法、人数、职能的变更;
c) 运行和控制情况
d) 监视和测量业绩
5.1.3.3 现场评价活动的实施应按《管理体系认证规则》的规定执行。
5.1.4 扩大认证范围的评价结论
5.1.4.1 评价组长应根据评价任务、评价内容及综合各种评价结果做出是否推荐扩大认证范围的评价结论。
5.1.4.2 扩大范围的结论可参照《评价实施控制程序》中的判定组织管理水平实施。
5.1.4.3 评价结论可分为:
a) 推荐扩大认证注册范围;
b) 推迟推荐扩大认证注册范围;
c) 不予推荐扩大认证注册范围。
5.2 暂停认证资格
5.2.1 暂停认证资格的条件
发生以下情况(但不限于)之一时,机构在调查核实后的及时暂停客户的认证资格:
a) 获证客户未按要求的频次实施监督评价;
b) 不能认真履行认证后证书持有者的权利、义务,包括未及时交纳认证费用等;
c) 客户由于搬迁或停产等原因,主动请求暂停
d) 发现客户在认证证书和认证标志的使用、认证资格的宣传的更改活动中,存在违规行为并造成
一定影响,但构不成撤销资格的。
e) 持续地或严重地不满足认证要求;
f) 顾客对其质量水平提出严重投诉的,经机构调查并确认问题比较严重的;
g) 被相关政府部门监督检查出现较严重问题;
h) 当获证客户发生较大(含)级别以上的事故和(或)引起新闻媒体关注的事故/事件;
i) 违反国家认证认可规定和机构的认证要求,但构不成撤销条件的;
j) 持有的行政许可证明、资质证书等过期失效,重新提交的申请已被受理但尚未换证的;
k) 被有关执法监管部门责令停业整顿的。
5.2.2 暂停认证资格的程序
5.2.2.1 审核部将符合暂停认证资格条件的客户信息报认证决定人员进行审定,认证决定人员确认无误后,上报总经理批准。
5.2.2.2 经总经理批准的暂停客户,客服人员向客户发放《暂停通知书》,并说明暂停原因、暂停的起始日期和暂停期限、以及向客户重申在暂停期间获证组织不得以任何方式使用认证证书、认证标识或引用认证信息的相关要求。
5.2.2.3 暂停期限分为三个月和六个月两种。但属于4.2.1第10项情形的暂停期可至相关单位作出许可决定之日。
5.2.2.4 在暂停期间,客户的认证证书暂时无效。机构将通过信息上报国家平台和监督客户网站,以确保暂停期间客户继续宣传或使用其认证资格和认证证书。
5.3 恢复认证注册资格
5.3.1 客服人员积极与客户沟通、了解客户对“暂停”问题的解决情况。
5.3.2 认证决定人员根据客户根据针对暂停认证注册资格原因而制定并实施的纠正措施情况,判定组织是否具备恢复认证资格的条件,可做出恢复意见,报总经理批准。
5.3.3 机构实行先上报恢复客户认证资格,然后再进行正常监督审核的方式。
5.4 缩小认证业务范围
5.4.1 如果获证组织在认证范围的某些部分持续地或严重地不满足认证要求,机构应缩小其认证范围,以排除不满足要求的部分。认证范围的缩小应与认证标准的要求一致。
5.4.2 缩小认证范围的情况(但不限于):
5.4.2.1 缩小认证范围
a) 被国家列入国家明令禁止、淘汰、取缔或限产目录;
b) 不具备必要的资格或继续提供条件;
c) 客户近一年内没有经营活动;
d) 转产或外包;
e) 其它原因。
5.4.2.2 缩小认证范围的项目,需由审核组长现场核实,并与客户代表确认后,向公司合同评审做变更。
5.4.2.3 服务认证缩小认证范围时,客户应向机构提供《证书变更申请书》及相关证明材料,客服人员接到信息后,应至少实施下列活动得出评价结论后,经确认后报认证决定人员审定后,报总经理批准后,换发证书。
a) 重新评审组织的认证范围,确定评价方案;
b) 增加认证范围现场确认,应关注变更内容、变更控制、影响结果;
c) 缩小认证范围的现场评价,应针对缩小范围所涉及服务过程或场所相关的文件、部门、活动、
人员等要素进行全面评价。评价内容满足认证规则的条款规定;
d) 评价报告对缩小认证范围的评价结果提供必要的评价证据及相关信息;
e) 复核人员根据缩小认证范围的评价结果,做出是否推荐换发证书的决定。
5.5 撤销认证资格
5.5.1 撤销、注销认证资格条件
当发生以下情况之一时,机构经核实信息的有效后,5个工作日内撤销其认证证书:
a) 被注销或撤销法律地位证明文件的;
b) 严重违反法律法规行为,或在相关政府部门执法检查中出现质量安全等严重问题;
c) 在暂停期内,如果客户未能在机构规定的时限内解决造成暂停的问题或机构已要求其纠正但超
过6个月仍未纠正的
d) 获证组织发生的质量、环境、职业健康安全、食品安全事故,造成严重社会影响;
e) 违反国家认证制度或损害机构声誉并造成不良影响;
f) 组织的申请材料、认证材料、宣传材料存在弄虚作假现象,对认证制度和认证证书及认证标志
做不正确宣传或误导现象,造成严重不良影响或后果;
g) 拒绝配合认证监管部门实施的监督检查,或者对有关事项的询问和调查提供了虚假材料或信息
的;
h) 不再具备运行条件的
i) 顾客对产品质量提出重大投诉或在产品在使用中发生重大质量事故的;
j) 服务提供的一致性差,不再符合认证要求的。
k) 获证组织主动申请终止的
5.5.2 撤销认证资格的程序
5.5.2.1 依据认证资格撤销条件,客服对拟撤销认证资格的客户进行调查并经确认,对不满足认证要求的客户报认证决定人员审定,并报总经理批准。
5.5.2.2 经总经理批准的撤销客户,客服人员向客户发放《撤销通知书》,并说明撤销原因、撤销的起始日期、以及向客户重申在撤销期间获证组织不得以任何方式使用认证证书、认证标识或引用认证信息的相关要求。
5.5.2.3 证书撤销后,组织的认证证书即失效。
5.6 暂停/撤销/注销或缩小认证注册资格的后续处理
5.6.1 审核部应要求被暂停/撤销/注销或缩小认证资格的客户在接到通知后15日内交回认证证书正、副本,并停止对认证资格进行宣传。
5.6.2 若认证证书无法收回,机构及时在相关媒体和网站上公布或声明撤销决定,获证组织按照认证范围使用认证有关标识。否则机构将保留诉诸法律的权利。
5.6.3 审核部每月底确定暂停、撤销、注销或缩小认证资格组织的名单,并报综合管理部将信息上报国家平台,以确保撤销后客户继续宣传或使用其认证资格和认证证书。
5.6.4 在任何一方提出请求时,机构应向其正确说明客户的认证被暂停、撤销、注销或缩小的情况。
6 相关文件
6.1 公开文件
6.2 认证规则
6.3 管理体系认证管理程序
6.4 认证决定过程控制程序
7 相关记录
7.1 暂停认证证书的通知
7.2 撤销认证证书的通知
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